|
|
Elements per a un projecte d’intranet corporativa
INTRODUCCIÓ
Aproximació a la intranet municipal com a eina organitzativa
És força habitual que el disseny, desenvolupament, implantació i gestió d’una intranet siguin tasques considerades pròpies de tècnics informàtics. Es tracta d’una òptica que assigna les responsabilitats funcionals, fins i tot el liderat en els projectes, tenint en compte la naturalesa dels instruments que s’hi empren, i no el seu objectiu o finalitat. Des d’aquest punt de vista, és lògic que, tractant-se de maquinari, programari i comunicacions, hom pensi en personal especialista en aquest terreny.
Cal reflexionar, però, si posar en marxa una intranet i, més enllà, aconseguir que esdevingui una eina de treball que aporti realment valor afegit al funcionament d’un ajuntament, és un repte purament informàtic o més aviat un problema de caire organitzatiu que hom resol amb eines informàtiques, de la mateixa forma que el pressupost municipal és una eina econòmicofinancera que vol solucionar la qüestió de la gestió dels recursos de l’entitat.
Utilitzant tecnologies pròpies d’internet en un entorn corporatiu, una intranet és probablement la resposta més adequada, per flexibilitat, versatilitat, economia i eficàcia, a alguns dels principals problemes organitzatius d’un ens força complex com és una administració local:
- La gestió de la informació.
- La comunicació entre grups de treball heterogenis i sovint, dispersos.
- La planificació i coordinació dels projectes i processos.
- La prestació de serveis interns.
Curiosament, els obstacles crítics que sovintegen en aquests quatre terrenys no acostumen a ser de tipus tecnològic o material, sinó cultural i organitzatiu. La dispersió física, la lentitud de la xarxa, o l’obsolescència dels ordinadors, són més aviat condicionants, quan no excuses, per a un tipus de treball que podríem denominar en illa, en tot cas en arxipèlag, és a dir, en nuclis separats en els que les relacions són l’excepció i no la regla.
No obstant, cada dia sembla més clar que les exigències de l’entorn ciutadà vers l’ajuntament mostren el caràcter insuficient d’aquest model organitzatiu. La gestió de programes transversals i la de processos cada cop més complexos força la institució municipal a transcendir els seus organigrames teòrics amb pràctiques de fet que permetin obtenir les respostes adequades, en els terminis raonables, i a un cost suportable.
Amb aquest panorama, el repte de la intranet no es pot quedar en tendir ponts entre les illes, sinó en possibilitar mitjançant els recursos de la tecnologia un salt vers una forma de treball antitètica de la burocràcia clàssica: el treball en equip, l’assoliment cooperatiu d’objectius difícilment a l’abast amb el model tradicional.
El gran potencial de la intranet radica en que pot fer possible substituir el sistema arxipèlag per un sistema neuronal on cada nucli de treball compti amb connexions ràpides i fiables amb molts altres grups.
Parlant en aquests termes, és dubtós que es pugui treure tot el profit a una intranet si el que es fa és únicament tendir cable, connectar edificis i informatitzar els processos de treball existents. Aquesta alternativa, no deixa de ser la de l’automatització de l’existent, sense dubte un gran avenç en molts casos, però dista encara d’obtenir tot el valor afegit que la intranet posa a l’abast de l’ajuntament.
És més, no són pocs els ajuntaments que, disposant d’una infrastructura de comunicacions de dades (servidors, connexions, PC’s), fins i tot amb una intranet corporativa, veuen com el personal no en fa un ús més que ocasional.
La primera qüestió a resoldre esdevé, per tant, com fer que les persones passin a treballar en equip, i la intranet passa a ser una inestimable eina pràctica que facilita aquest treball.
Fer funcionar una intranet que suposi una aportació significativa per l’entitat passarà per acomplir algunes condicions:
- Aconseguir que signifiqui una aportació notable de valor afegit per al treball quotidià del personal tècnic i administratiu, i per tant, que respongui a problemes concrets i reals dels que han de ser els seus usuaris.
- Derivat del punt anterior, obtenir un sistema clarament orientat a l’usuari quant a les seves característiques formals i organització.
- I, finalment, que la intranet sigui àgil i flexible quant a la renovació i actualització dels seus continguts, al mateix ritme (i fins i tot, avançant-se) als canvis de l’entorn i del propi ajuntament, i possibilitant que siguin els propis usuaris els que la facin créixer i arrelar-se.
En coherència amb l’esmentat, el propi projecte de disseny i implantació de la intranet s’aproximarà més a l’èxit si es considera també com un projecte col·lectiu, en el que han d’implicar-se informàtics, però també personal de qualsevol altra branca d’activitat de l’entitat.
Una bona alternativa seria que l’equip de govern encarregués el projecte a un equip de treball integrat per comandaments de diversos àmbits, personal tècnic i administratiu, un especialista informàtic, i un electe com a representant de la direcció municipal i facilitador.
|
